Organización de Congresos
Confianza, profesionalismo y calidad. Valores que han posicionado a Easy Planners como referente dentro de las empresas del rubro.
Asumir desafíos cada vez mayores nos ha permitido evolucionar y recoger como fruto de ese aprendizaje, una acumulación de experiencia intransferible, que es nuestro verdadero patrimonio.
-Asesoramiento y búsqueda de información previa a la presentación de la Candidatura
-Soporte profesional para la confección de la propuesta de la Candidatura.
-Gestiones ante autoridades para el respaldo de la Candidatura.
-Busqueda de antecedentes para cada evento en base especializada de ICCA (International Congress & Convention Association)
-Diseño gráfico de todo el material necesario.
-Creación, diseño y mantenimiento de página web para el evento.
-Diseño de material publicitario y de promoción del evento (folletería impresa y electrónica, afiches, banners, etc.)
-Confección y actualización de bases de datos
-Envío de comunicaciones a instituciones o particulares interesados en el evento.
-Comunicados de prensa.
-Coordinación de entrevistas y conferencias con los distintos medios de comunicación.
-Solicitud de auspicios.
-Confección y envío de toda la correspondencia.
-Contacto, comunicación y seguimiento con potenciales sponsors.
-Organización de exposiciones y venta de stands.
-Supervisión de stands y muestras empresariales.
-Coordinación con el proveedor del armado de los stands. Presencia y supervisión durante todo el armado.
-Negociación de presencia institucional.
En abril de 2009, Easy Planners organizó el XII Encuentro de Geógrafos de América Latina que supuso la gestión integral de más de 3.000 trabajos presentados (el más grande en la historia del país).
-Recepción, procesamiento y cobro de inscripciones (agregar tarjetas de credito).
-Recepción y clasificación de Trabajos Científicos.
-Envío de aceptación y formas de presentación de los trabajos.'
-Apoyo al Comité Organizador en la selección de los trabajos y armado del programa.
-Comunicación permanente con los participantes, atentos a cualquier interrogante.
-Búsqueda de espacios y presupuestos para actividades sociales
-Presentación de diferentes propuestas al Comité Organizador
-Búsqueda y coordinación de diferentes actividades artísticas o culturales
-Invitaciones especiales y coordinación de asistencia
-Azafatas para recepción y atención de invitados
-Administración financiera general del congreso (control de ingresos y egresos).
-Coordinación y gestión ante proveedores.
-Búsqueda y selección de presupuestos para insumos y equipamiento necesarios.
-Informe final de gastos.
-Cuadros estadísticos del evento, según sus participantes.
-Gestión de reserva de pasajes y traslados de visitantes extranjeros.
-Recepción y traslado desde el aeropuerto de invitados VIP que asistan al evento.
-Investifgación de oferta hotelera adaptado a las necesidades del cliente.
-Seguimiento, reserva y confirmación de alojamiento.
-Coordinación de paseos turísticos y salidas de campo.
-Atención personalizada "cara a cara" para cada una de las etapas.
-Armado de Secretaría
-Conformación de un completo equipo de trabajo y Coordinación
-Recepción y cobro de nuevas inscripciones
-Armado y entrega de solaperos y demás materiales para los asistentes
-Supervisión y coordinación general de armado de sala, audio, proyecciones, grabaciones y servicios contratados
-Relevamiento desalas para talleres, plenarios supervisando las necesidades logísticas y de personal.
-Coordinación con maestro de ceremonia.
-Personal permanente en sala.
-Contratación de tours nacionales e Internacionales
-Entrega de certificados
-Notas de agradecimiento a disertantes,sponsors y auspiciantes.
-Confección de Estadísticas finales para evaluación del evento.
-Completar con los datos personales, los diplomas, certificado, y entrega de los mismos a los participantes.
